(Administrasi Surat) GP Ansor

PERATURAN ORGANISASI GERAKAN PEMUDA ANSOR

TENTANG

PEDOMAN PENYELENGGARAAN
ADMNISTRASI DAN ALAT-ALAT KELENGKAPAN ORGANISASI

BAGIAN A
ADMINISTRASI

BAB I

KODE WILAYAH, CABANG, CABANG 
KHUSUS ANAK CABANG, RANTING

Kode Wilayah Gerakan Pemuda Ansor

1. Pimpinan Wilayah yang dimaksud adalah Pimpinan Wilayah pada tiap-tiap Provinsi sesuai dengan ketentuan Peraturan Rumah Tangga (PRT) Gerakan Pemuda Ansor.
2. Kode tiap-tiap Pimpinan Wilayah ditetapkan oleh Pimpinan Pusat dengan angka Romawi
3. Kode Pimpinan Wilayah Yang dimaksud ditetapkan sebagai berikut :

NO
Nama Daerah
KODE
01.
Nangroe Aceh Darussalam
: I
02.
Sumatera Utara
: II
03.
Sumatera Barat
: III
04.
Riau
: IV
05.
Jambi
: V
06.
Sumatera Selatan
: VI
07.
Lampung
: VII
08.
DKI Jakarta
: VIII
09.
Jawa Barat
: IX
10.
Jawa Tengah
: X
11.
DI Yogyakarta
: XI
12.
Jawa Timur
: XII
13.
Kalimantan Barat
: XIII
14.
Kalimantan Selatan
: XIV
15.
Kalimantan Tengah
: XV
16.
Kalimantan Timur
: XVI
17.
Sulawesi Selatan
: XVII
18.
Sulawesi Tenggara
: XVIII
19.
Sulawesi Tengah
: XIX
20.
Sulawesi Utara
: XX
21.
Bali
: XXI
22.
Nusa Tenggara Barat
: XXII
23.
Nusa Tenggara Timur
: XXIII
24.
M a l u k u
: XXVIII
25.
P ap u a
: XXV
26.
Bengkulu
: XXVI
27.
B a n t e n
: XXVII
28.
Bangka Belitung
: XXVIII
29.
Maluku Utara
: XXIX
30.
Gorontalo
: XXX
31.
Kepulauan Riau
: XXXI
32.
Sulawesi Barat
: XXXII
33.
Papua Barat
: XXXIII
34.
Kalimantan Utara
: XXXIV

BAB II
SURAT-SURAT ORGANISASI

Pasal 7 
Kertas Surat dan Amplop

1. Surat-surat organisasi dibuat di atas kertas HVS 70 gram atau 80 gram warna putih, ukuran folio dengan Kepala Surat yang tercetak dengan warna hijau di bagian atasnya.
2. Kepala Surat terdiri dari lambang GP Ansor ukuran tinggi = 2,5 cm, eselon dan nama organisasi serta alamat lengkap kantor / sekretariat.
3. Amplop surat berwarna putih ukuran kabinet dengan cetakan sama seperti kepala surat.


Pasal 8
Identitas Surat

1. Identitas surat diketik dibawah kepala surat sejajar dengan margin kiri :
Nomor      : ……………
Lampiran  : ……………
H a l         : ……………

2. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar beserta kode-kode yang telah ditetapkan untuk itu.
3. Ketentuan nomor surat terdiri atas 5 kolom, yaitu :
Nomor      : … / … / … / … / …
                    1     2     3     4     5

Keterangan :
Kolom 1   : Nomor urut surat keluar sesuai nomor pada buku agenda
Kolom 2   : Singkatan eselon organisasi (PP/PW/PC/ PAC/PR).
Kolom 3   : Kode sifat surat, garis datar dan nomor pengelompokan departemen-
                   departemen/ kegiatan.
Kolom 4   : Bulan dibuatnya surat, dengan menggunakan angka Romawi
Kolom 5   : Tahun pembuatan surat, ditulis lengkap.
Contoh     : 296/PP/SR-1/IV/2012


4. a. “Lampiran” diisi apabila terdapat lampiran yang disertakan pada surat itu, sebagai
keterangan tambahan tentang maksud surat disampaikan. Tidak termasuk lampiran apabila tidak punya hubungan baik langsung maupun tidak langsung dengan angka saja.
b. Jumlah lampiran ditulis dengan angka saja.
c. Angka menunjukkan beberapa jenis lampiran yang disertakan, bukan menunjukkan jumlah lembaran lampiran.
d. Apabila jumlah lembaran disebutkan, hendaknya ditulis dalam kurung.
     Contoh : Lampiran : 3 (9 lembar)

5. “Hal” diisi dengan satu kalimat singkat yang menyatakan isi pokok surat.
      Contoh : Hal : Laporan Kegiatan, atau Permohonan Pengesahan, dan lain-lain.


Pasal 9
Alamat Surat

1. Alamat surat ditulis sejajar dengan baris terakhir identitas surat atau beberapa spasi ke bawah apabila isi surat terlalu singkat, dengan posisi disebelah kanan.
2. Alamat surat tidak boleh menggunakan singkatan yang tidak lazim dan tidak benar.
Contoh penulisan alamat surat :
Kepada yang terhormat
Sahabat Pimpinan Wilayah GP Ansor Jawa Tengah
Jl. Dr. Cipto No. 8 Semarang
Di-
             Semarang


Pasal 10
Isi Surat

1. Satu surat hanya memuat satu isi pokok.
2. Surat berisi; salam pembuka, isi pokok, dan penutup.
3. Isi surat menggunakan bahasa yang lugas, sederhana dan mudah dipahami.
4. Singkatan yang tidak lazim tidak boleh dipergunakan dalam surat organisasi.


Pasal 11
Format Surat

1. Margin kiri berukuran 3 cm dan margin kanan berukuran 2 cm.
2. Pengetikan isi surat diatur sedemikian rupa agar tetap dalam susunan yang harmonis.
3. Bila isi surat sangat singkat, gunakan spasi ganda.

Pasal 12
Arsip dan File Surat

1. Setiap surat, keluar harus dibuat arsip/file sebagai dokumen organisasi.
2. Pembuatan arsip bisa dengan foto copy, tindasan dengan kertas karbon, atau berupa file dalam disket/ hard disk.


Pasal 13
Pembukaan dan Penutupan Surat

1. Setiap surat (biasa/rutin) dibuka dengan salam :
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
dan untuk pihak-pihat tertentu cukup menggunakan :
Dengan Hormat, dan pada bagian akhir ditulis pada posisi margin kiri, diikuti dengan jabatan dan nama pengurus yang menandatangani surat tersebut sebagaimana contoh berikut :
Wallahulmuwafiqila aqwamith thariq
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

              Ketua Umum,                    Sekretaris Jenderal


            H. Nusron Wahid                    M. Aqil Irham

2. Untuk Surat Keputusan dan sejenisnya tidak diberlakukan kententuan sebagaimana ayat 1 pasal ini.


Pasal 14
Tanggal Surat

1. Tanggal surat, Hijriyah dan Masehi, ditulis, pada bagian kanan atas sejajar dengan nomor surat.
2. Khusus Surat Keputusan dan sejenisnya, tanggal ditulis di bagian bawah sebelah kanan, setelah: “Ditetapkan di:..... (kota dimana SK di terbitkan)
Contoh: Ditetapkan di  : Jakarta
              Pada tanggal   : 06 Safar 1423 H
                                       19 April 2012 M


Pasal 15
PENANGGUNGJAWAB SURAT

1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas penanggungjawab surat.
2. Penanggungjawab surat adalah penanda tangan surat yang terdiri atas Ketua Umum atau Ketua di sebelah kiri dan Sekretaris Jenderal atau sekretaris sebelah kanan.' sedangkan penanggungjawab akhir surat tersebut adalah organisasi.
3. Nama penandatangan atau jabatan yang bertenggungjawab ditulis dengan sempurna di bagian bawah tulisan jabatan sekitar 3-4 spasi sebagai tempat tanda tangan.

Pasal 16
Tembusan Surat

Pada tembusan surat, tidak perlu dicantumkan “Arsip” atau Pertinggal atau kata sejenisnya.
Contoh :
Tembusan :
1. PBNU di Jakarta
2. Gubernur Jawa Tengah di Semarang
3. PW NU Jawa Tengah di Semarang

BAB III
SIFAT-SIFAT SURAT

Pasal 17
Surat Rutin, dingkat : SR

1. Semua surat yang dikirim dan yang datang tanpa kekhususan tertentu dikategorikan sebagai surat yang bersifat rutin.
2. Surat rutin terdapat pada semua jenis kegiatan.


Pasal 18
Surat Keputusan, disingkat : SK

1. Semua surat yang dikeluarkan oleh organisasi berdasarkan keputusan Rapat Pleno, Konferensi atau Kongres.
2. Surat Keputusan adalah surat yang dikeluarkan organisasi sebagai ketentuan organikdari PD/PRT atau kebijakan organisasi dan sifatnya ke dalam/intern
3. Surat Keputusan memuat :
-    Konsideran
-    Diktum


Pasal 19
Surat Mandat atau Surat Kuasa disingkat : SM

1. Surat mandat diberikan kepada anggota / pimpinan organisasi yang mendapat mandat untuk atas nama oraganisasi melaksanakan tugas tertentu.
2. Surat Mandat atau Surat Kuasa harus menyebut secara jelas tugas/mandat atau kuasa yang diberikan dan batas waktu serta alamat yang berhak diberi laporan apabila mandat atau kuasa telah selesai dilaksanakan.


Pasal 20
Surat Rekomendasi

1. Surat Rekomendasi adalah surat dukungan atau persetujuan yang dikeluarkan organisasi untuk mengukuhkan suatu program/kegiatan.
2. Surat Rekomendasi tentang pengesahan kepengurusan GP Ansor diberikan oleh :
  a. Pengesahan Pimpinan Cabang oleh Pimpinan Wilayah.
  b. Pengesahan Pimpinan Anak Cabang oleh Pimpinan Cabang.
  c. Pengesahan Pimpinan Ranting oleh Pimpinan Anak Cabang.
3. Untuk Rekomendasi umum diserahkan kepada kebijakan dari masing-masing tingkat kepengurusan.


Pasal 21
Surat Intruksi

Surat Intruksi adalah surat perintah untuk melaksanakan peraturan/ketentuan organisasi, hasil keputusan, hasil rapat atau kebijaksanaan organisasi dari tingkatan organisasi yang lebih tinggi.


Pasal 22
Pengelompokan Surat-surat

Untuk memudahkan pengendalian arsip, maka dilakukan pengelompokan arsip administrasi surat-menyurat menurut lembaga di bidang-bidang sebagai berikut :
a. Organisasi dan Keanggotaan, Kode 01
b. Kaderisasi, Kode 02
d. Hubungan Antar Lembaga, Kode 03
e. Dakwah dan Pengembangan Pesantren, Kode 04
f. Kajian dan Pemikiran Ke-Islaman, Kode 05
g. Informasi dan Komunikasi, Kode 06
h. Penanggulangan Bencana, Kode 07
i. Otonomi Daerah, Pemerintahan, dan Pertanahan, Kode 08
j. Perekonomian, Keuangan UKM, Pertanian, Kelautan, Energi, Lingkungan Hidup, Kode 09
k. Kesejahteraan Rakyat, Kesehatan, Kependudukan, Pendidikan, Ketenagakerjaan, Kode 10
l. Hukum dan Perlindungan HAM, Kode 11
m. Kajian dan Kerjasama Internasional, Kode 12
n. Kepanitiaan, Kode 13
o. Instansi Swasta/LSM, Kode 14
p. NU dan Even-even, Kode 15
q. Ormas/OKP, Kode l6
r. Orsospol , Kode 17
s. Instansi Pemerintah/TNI dan Polri, Kode 18


Ditetapkan di  : Jakarta
Tanggal           : 22 Juni 2012


KONFERENSI BESAR XVIII
GERAKAN PEMUDA ANSOR TAHUN 2012
Pimpinan Sidang Komisi B

K e t u a,                                                            Sekretaris,     

                                   
Ttd                                                                     Ttd
Gozali Harahap                                                  Idy Muzayyad